Ein Recall-System erinnert Patienten an fällige Kontrollen, bevor sie ausbleiben. Die Intervalle geben oft Gesetz und Richtlinie vor: zahnärztliche Vorsorge für 6- bis 17-Jährige einmal je Kalenderhalbjahr, Check-up ab 35 alle drei Jahre. Für Erinnerungen per E-Mail oder SMS holen Sie die Einwilligung beim Erstkontakt ein. Stand: 23. September 2026.
Ein Recall-System ist ein fester Ablauf, der Patienten zum richtigen Zeitpunkt an eine fällige Untersuchung erinnert, und zwar automatisch aus der Kartei, nicht aus dem Gedächtnis der Rezeption. Es besteht aus drei Teilen: dem Intervall je Leistung, der Einwilligung des Patienten und dem Kanal, über den erinnert wird. Die Intervalle sind oft vorgegeben.
Diese Seite behandelt das System für alle Praxisarten. Wie eine Zahnarztpraxis den Recall mit Werbung für Selbstzahlerleistungen verbindet, steht auf Zahnarzt-Marketing; wie Praxen allgemein neue Patienten gewinnen, auf Privatpatienten gewinnen.
| Anlass | Intervall (Häufigkeit) | Grundlage |
|---|---|---|
| Zahnärztliche Vorsorge, 6 bis 17 Jahre | einmal je Kalenderhalbjahr | § 22 Abs. 1 SGB V |
| Zahnärztliche Kontrolle für den Bonus, ab 18 | mindestens einmal je Kalenderjahr | § 55 Abs. 1 SGB V |
| Gesundheits-Check-up, 18 bis 34 Jahre | einmal | § 25 SGB V mit Richtlinie des G-BA |
| Gesundheits-Check-up, ab 35 Jahren | alle drei Jahre | § 25 SGB V mit Richtlinie des G-BA |
| Beratungsbesuch bei Pflegegeld, Pflegegrade 2 bis 5 | halbjährlich | § 37 Abs. 3 SGB XI |
| Physiotherapie nach Ende der Verordnung | kein gesetzliches Intervall, Anschlussangebot | Praxisregel |
Intervalle nach Gesetzeswortlaut und der Übersicht des Bundesgesundheitsministeriums zum Check-up, Stand 23. September 2026. Einzelheiten regelt der Gemeinsame Bundesausschuss in Richtlinien.
Weil beide etwas davon haben. Beim Zahnarzt steigt der Festzuschuss der Krankenkasse für Zahnersatz nach § 55 Abs. 1 SGB V von 60 auf 70 Prozent, wenn Erwachsene fünf Jahre lang jedes Jahr zur Kontrolle waren, und auf 75 Prozent nach zehn Jahren ohne Unterbrechung. Die Praxis bekommt planbare Termine, ohne einen Euro für Anzeigen.
Die Erinnerung, die ankommt: Eine gute Recall-Nachricht erklärt, was der Patient verliert, wenn er den Termin auslässt. Beim Zahnarzt ist das der Bonus, beim Check-up die Früherkennung, beim Pflegegeld der Beratungsbesuch, den der Haushalt ohnehin abrufen muss. „Wir vermissen Sie“ trägt dagegen nichts.
Was ein Recall in Euro bringt, rechnet der Rechner auf der Seite Zahnarzt-Marketing mit offengelegten Annahmen: Patienten ohne Termin seit über zwölf Monaten, erreichbarer Anteil, Rückkehrquote und Umsatz je Patient im ersten Jahr. Setzen Sie Ihre Zahlen ein.
Die Erinnerung an einen vereinbarten Termin gehört zur Behandlung. Sobald die Nachricht eine weitere Leistung empfiehlt, etwa eine professionelle Zahnreinigung oder eine Selbstzahlerleistung, spricht viel dafür, dass sie Werbung ist. Werbung per E-Mail oder SMS braucht nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG die vorherige ausdrückliche Einwilligung. Deshalb gehört die Einwilligung an den Anfang.
| Inhalt der Nachricht | Einordnung (unsere Lesart) | Grundlage |
|---|---|---|
| Erinnerung an einen vereinbarten Termin | Teil der Behandlung | Behandlungsvertrag |
| Hinweis, dass die nächste Kontrolle fällig ist | Grenzfall, Einwilligung empfohlen | § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG |
| Empfehlung einer weiteren Leistung | Werbung | § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG |
| Bitte um Bewertung oder Zufriedenheitsumfrage | Werbung | BGH, Urteil vom 10.07.2018, VI ZR 225/17 |
| Brief mit Hinweis auf die fällige Vorsorge | ohne Einwilligung zulässig, solange kein Widerspruch vorliegt | § 7 Abs. 1 UWG |
Zwei Punkte zum Datenschutz: Dass jemand Patient einer Praxis ist, ist ein Gesundheitsdatum. In Betreff und Vorschau einer Mail hat deshalb kein Befund etwas zu suchen, nur der Name der Praxis und der Anlass. Und wer einen Dienst für den Versand nutzt, braucht mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Die Einordnung ist unsere Lesart von Gesetz und Rechtsprechung und ersetzt keine Rechtsberatung; die Berufsordnung Ihrer Kammer kann weitere Vorgaben machen.
In fünf Schritten: Intervalle je Leistung festlegen, Einwilligung beim Erstkontakt einholen und dokumentieren, Kanal wählen, Ablauf automatisieren, Rücklauf messen. Automatisiert heißt: Die Kartei löst die Erinnerung aus, nicht die Rezeption. Gemessen wird, wie viele erinnerte Patienten innerhalb von vier Wochen einen Termin buchen.
| Schritt | Was zu tun ist | Worauf achten |
|---|---|---|
| 1 Intervalle | je Leistung festlegen, wann erinnert wird | gesetzliche Intervalle zuerst, dann Praxisregeln |
| 2 Einwilligung | beim Erstkontakt eigenes Häkchen für Erinnerungen | Bestätigungsmail und Nachweis aufbewahren |
| 3 Kanal | Brief, E-Mail, SMS oder Anruf festlegen | E-Mail und SMS nur mit Einwilligung |
| 4 Automatisierung | Praxissoftware oder E-Mail-System löst die Erinnerung aus | Vertrag zur Auftragsverarbeitung |
| 5 Messung | gebuchte Termine je 100 Erinnerungen zählen | zweite Erinnerung nach zwei Wochen, dann Schluss |
Wer den Bestand vor der ersten Erinnerung aufräumen muss, findet die Reihenfolge auf Kundenliste segmentieren. Für Pflegedienste ist der Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3 SGB XI der natürliche Recall-Anlass; mehr dazu auf Ambulante Pflegedienste.
Der Brief ist ohne Einwilligung zulässig, kostet aber Porto und Zeit. E-Mail und SMS sind schnell und günstig, brauchen aber die ausdrückliche Einwilligung. Der Anruf bei Patienten ist als Werbung ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung unzulässig. In der Praxis bewährt sich E-Mail mit Einwilligung als Standard und der Brief für Patienten ohne Einwilligung.
Warum der Brief nicht ausgedient hat: Für Patienten, die keiner E-Mail zugestimmt haben, bleibt der Brief der einzige Weg, der keine Einwilligung braucht, solange sie nicht widersprochen haben. Ein Standardbrief kostet 0,95 Euro Porto. Wer 200 solcher Patienten hat, zahlt 190 Euro Porto für eine Erinnerungsrunde, und jede gebuchte Kontrolle ist ein Patient, der nicht zur Konkurrenz wechselt.
Wie Briefe an Menschen aufgebaut sind, die die Praxis noch nicht kennen, beschreibt Neukunden anschreiben.
Stand: 23. September 2026. Die Einordnung von Erinnerungen ist unsere Lesart und ersetzt keine Rechtsberatung. Porto Standardbrief 0,95 Euro laut Bundesnetzagentur seit 2025.
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