Eine Kundenliste segmentieren heißt, jeden Eintrag vor der ersten Mail nach Kontaktart, Rechtsgrundlage, letztem Auftrag und Leistung einzuordnen. Widersprüche und Notdienstkontakte gehören in keine Werbung, Einträge ohne Beleg nicht in den Mailversand. Rechnungen bleiben acht Jahre im Archiv, für die Werbenutzung gibt es keine feste Frist. Stand: 11. September 2026, deutsches Recht.
Segmentieren ist das Einteilen einer Kontaktliste in Gruppen, die dieselbe Ansprache vertragen, nach Merkmalen, die im eigenen Bestand schon stehen. Ohne Warenkorb sind das keine Klickprofile, sondern Rechnungsdaten, also wer wann was gekauft hat. Dafür reichen sieben Felder je Kontakt. Vier davon liefert die Rechnungs- oder Praxissoftware, drei setzen Sie beim Durchsehen von Hand.
Diese Seite behandelt die Liste selbst, also den Schritt vor der ersten Mail. Wen Sie danach zuerst anschreiben, steht auf Kunden zurückgewinnen; welche Rechtsgrundlage je Kanal gilt und wie eine Einwilligung belegt wird, auf E-Mail-Marketing, DSGVO und B2B. Die vier Pflichtfelder sind dieselben wie in den 20 Unternehmerfragen.
| Feld | Art | Woher es kommt | Wofür es gebraucht wird |
|---|---|---|---|
| Name, bei Firmen mit Ansprechpartner | Pflichtfeld | Rechnungs- oder Praxissoftware | Anrede und Dublettenprüfung |
| E-Mail-Adresse | Pflichtfeld | Rechnung, Auftrag, Anfrage | Versandweg; ohne Adresse bleibt nur der Brief |
| Datum des letzten Auftrags | Pflichtfeld | Rechnungsdatum | Ruhephase und damit die Reihenfolge der Ansprache |
| Gekaufte Leistung | Pflichtfeld | Rechnungsposition | Anlass der Mail und Prüfung der ähnlichen Leistung nach § 7 Abs. 3 Nr. 2 UWG |
| Sperrvermerk | Prüffeld | Notiz, Mail, Telefonat | Widerspruch nach Art. 21 DSGVO, gilt für jeden Kanal |
| Kontaktart | Prüffeld | von Hand beim Durchsehen | Kauf, Anfrage ohne Auftrag oder Notdienst; entscheidet, ob Werbung überhaupt passt |
| Nachweis | Prüffeld | Rechnungsnummer oder Datum der Einwilligung | Beleg nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO, dass es eine Kunden- oder Einwilligungsadresse ist |
Die Aufteilung in vier Pflicht- und drei Prüffelder ist unser Arbeitsraster aus den Audits. Mehr Felder verzögern den Start, weniger machen die Durchsicht blind.
Sieben Arten von Einträgen, und nicht alle werden gelöscht. Widersprüche wandern in eine Sperrdatei, damit sie beim nächsten Export nicht zurückkommen. Notdienstkontakte, Patientendaten ohne ausdrückliche Einwilligung und Adressen aus fremden Impressen fallen aus jeder Werbung. Anfragen ohne Auftrag bekommen nur mit Einwilligung eine Mail. Dubletten und unzustellbare Adressen sind Technik, die KlickTipp teilweise selbst erledigt.
| Befund | Woran Sie ihn erkennen | Was mit dem Eintrag passiert | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Widerspruch gegen Werbung | Abmeldung, Antwort wie „bitte keine Post mehr“, Vermerk nach einem Telefonat | in die Werbesperrdatei statt ganz löschen, außer die Person verlangt ausdrücklich die Löschung | Art. 21 Abs. 3 DSGVO; DSK-Orientierungshilfe Ziff. 5.1 |
| Kontakt aus einer Notlage | Notdienst, Rohrbruch, Aussperrung, Einsatz außerhalb der Geschäftszeit | keine längerfristige Werbenutzung, bei uns ganz aus der Werbeliste; die Daten dienen Rechnung und Gewährleistung | DSK Ziff. 4.6, dort am Beispiel Abschlepp- und Schlüsselnotdienst |
| Anfrage ohne Auftrag | Angebot oder Bewertung ohne Rechnung, oft lange zurückliegend | E-Mail nur mit Einwilligung; nach langer Pause ist auch der Brief schwer zu begründen | § 7 Abs. 3 Nr. 1 UWG; DSK Ziff. 4.6 |
| Gesundheitsbezug ohne Einwilligung | Patient einer Praxis, Kunde von Sanitätshaus, Optiker oder Orthopädietechnik | keine werbliche Nutzung ohne ausdrückliche Einwilligung | Art. 9 DSGVO; DSK Ziff. 3.6 |
| Adresse aus Impressum oder Website | nie Kontakt gehabt, nur recherchiert | raus aus der Werbeliste | DSK Ziff. 4.2 |
| Dublette | gleiche Mailadresse, oder gleicher Name mit zwei Adressen | zusammenführen; hat eine Zeile einen Sperrvermerk, gilt er für den ganzen Kontakt | KlickTipp SmartContact, eigene Regel zum Sperrvermerk |
| Unzustellbare Adresse | Hardbounce beim letzten Versand | aus dem Versand; KlickTipp sperrt sie nach dem ersten Hardbounce selbst | KlickTipp, Globales Bounce-Management |
Gelöscht wird bei dieser Durchsicht fast nichts. Die Einträge wandern aus der Versandliste, nicht aus dem Betrieb. Die Rechnung zum Notdiensteinsatz bleibt im Archiv und der Patient in der Kartei; der Widerspruch wandert in die Sperrdatei. Was sich ändert, ist allein die Frage, ob dieser Datensatz eine Werbemail auslöst.
Für Tierarztpraxen fällt eine Zeile weg, denn Art. 9 DSGVO schützt Gesundheitsdaten von Menschen, und der Impfstatus eines Hundes gehört nicht dazu. Die übrigen sechs Zeilen gelten dort genauso.
Eine feste Frist gibt es nicht. Die Datenschutzkonferenz stellt auf die Zeit seit dem letzten aktiven Kontakt und auf die Art des Geschäfts ab: Ein langjähriger Kunde verträgt eine lange Werbepause eher als jemand, der einmal nach Konditionen gefragt hat. Davon getrennt laufen die Aufbewahrungsfristen. Rechnungen bleiben acht Jahre im Archiv, und das erlaubt keine einzige Werbemail.
| Unterlage oder Eintrag | Frist (Jahre) | Grundlage | Werbung daraus erlaubt? |
|---|---|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 | § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 AO; § 257 Abs. 4 HGB | nein, Zweck ist die Aufbewahrung |
| Buchungsbelege, also Ihre Rechnungen | 8 | § 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO; § 257 Abs. 4 HGB | nur, wenn die Werbenutzung für sich trägt |
| Angebote, Auftragsbestätigungen, Geschäftsbriefe | 6 | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 4 HGB | nur, wenn die Werbenutzung für sich trägt |
| Nachweis einer widerrufenen Einwilligung | 3 | DSK Ziff. 3.7 mit § 31 Abs. 2 Nr. 1 OWiG und § 195 BGB | nein, er ist nur Beleg |
| Eintrag in der Werbesperrdatei | keine feste Frist | DSK Ziff. 5.1 | nein, er verhindert Werbung |
| Werbenutzung eines Kundendatensatzes | keine feste Frist | DSK Ziff. 4.6; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | ja, solange die Abwägung trägt |
Die Aufbewahrungspflicht ist ein Grund, die Rechnung zu behalten, kein Grund, den Kunden anzuschreiben. Eine Rechnung aus dem März 2026 darf bis Ende 2034 nicht vernichtet werden, weil die Frist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt (§ 147 Abs. 4 AO). Ob derselbe Kunde 2034 noch Werbung bekommen darf, entscheidet diese Frist nicht. Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO schützt das Aufbewahren vor der Löschung, soweit die gesetzliche Pflicht es verlangt. Eine Erlaubnis zur Werbung folgt daraus nicht.
Aus der Versandliste fällt ein Kontakt also, wenn die Werbepause nicht mehr zu begründen ist; im Rechnungsarchiv bleibt er bis zum Fristende. Kandidaten für diese Prüfung sind die Kontakte, die auf Kunden zurückgewinnen in Priorität 4 landen, weil sie länger als das Fünffache ihres üblichen Auftragsabstands ruhen.
So fein, wie es ohne zusätzlichen Erkenntnisgewinn geht. Die Datenschutzkonferenz hält eine Sortierung etwa nach Postleitzahl in der Regel für zulässig. Automatische Verfahren, die Profile bilden, Verhalten vorhersagen oder fremde Daten dazuholen, verlangen nach ihrer Auffassung eine Einwilligung. Ein Punktwert je Kunde, gebildet aus Umsatz, Öffnungen und Klicks, liegt nach dieser Einteilung auf der Seite, die eine Einwilligung braucht.
| Sortierung | Einordnung nach DSK Ziff. 1.3.2 | Bei uns im Einsatz |
|---|---|---|
| nach Postleitzahl oder Alphabet | Fall a: in der Regel zulässig, kein zusätzlicher Erkenntnisgewinn | ja |
| nach Datum des letzten Auftrags | nicht ausdrücklich entschieden; das Merkmal steht ohnehin auf der Rechnung | ja, als Einzelmerkmal |
| nach gekaufter Leistung | nicht ausdrücklich entschieden; nötig, um die ähnliche Leistung nach § 7 Abs. 3 Nr. 2 UWG zu prüfen | ja, als Einzelmerkmal |
| Kaufwahrscheinlichkeit als Punktwert je Kunde | Fall b: Verhaltensprognose, Profiling | nur mit Einwilligung |
| Anreicherung mit Daten aus sozialen Netzwerken | Fall b: externe Datenquelle, Werbescore | nur mit Einwilligung |
| nach Öffnungen und Klicks | Messung braucht eine eigene Einwilligung nach § 25 TDDDG | nur bei Kontakten mit dieser Einwilligung |
Wir sortieren nach höchstens zwei Merkmalen aus der Rechnung zugleich und rechnen keine Wahrscheinlichkeiten aus. Daten von außen holen wir nicht dazu. Das ist unsere Setzung, keine Rechtsauskunft, und sie hat einen praktischen Grund: Jede Gruppe bleibt erklärbar. Wer fragt, warum er diese Mail bekommt, erhält einen Satz zur Antwort: „Sie haben 2023 eine Heizungswartung bei uns beauftragt.“
Die Öffnungs- und Klickzeile ist die, an der Newsletter-Anleitungen am häufigsten danebenliegen. Wer Kontakte nach Leseverhalten sortiert, braucht dafür eine eigene Einwilligung in die Messung; wie die aussieht, steht auf E-Mail-Marketing, DSGVO und B2B.
Drei Achsen genügen: die Rechtsgrundlage, die Ruhephase und die gekaufte Leistung. Die Rechtsgrundlage entscheidet den Kanal, die Ruhephase die Reihenfolge. Die Leistung liefert den Anlass und klärt, ob ein Angebot als eigene ähnliche Leistung nach § 7 Abs. 3 Nr. 2 UWG per Mail gehen darf. Jede weitere Achse vervielfacht die Zahl der Texte, und niemand schreibt sie.
Entscheidet den Kanal. Liste A läuft über § 7 Abs. 3 UWG, Liste B über die Einwilligung, Liste C per Brief oder gar nicht. Die Sortierung steht auf E-Mail-Marketing, DSGVO und B2B.
Entscheidet die Reihenfolge. Die vier Prioritäten nach dem Vielfachen des eigenen Auftragsabstands stehen auf Kunden zurückgewinnen.
Entscheidet den Anlass und ob ein Angebot als eigene ähnliche Leistung per Mail gehen darf. So grob, dass je Gruppe ein eigener Text entsteht.
Wie die Leistungsachse je Branche aussieht. Im Handwerk trennt sie Wartungskunden von Einmalaufträgen, weil nur die erste Gruppe einen Termin im Kalender hat. In der Kanzlei trennt sie laufende Mandate von einmaliger Beratung. Beim Makler trennt sie Käufer und Bewertungsanfragen ohne Abschluss von abgeschlossenen Verkäufern; die ersten beiden werden später oft zu Verkäufern, die letzten gehören in die Empfehlungsansprache. Eine Bewertungsanfrage ohne Auftrag ist allerdings eine Anfrage ohne Kauf und bekommt eine Mail nur mit Einwilligung.
Wer mehr Achsen will, sollte vorher zählen, wie viele Texte daraus entstehen. Drei Achsen mit je drei Stufen ergeben siebenundzwanzig Gruppen, und kein Betrieb schreibt siebenundzwanzig Reaktivierungstexte.
Als CSV-Datei in UTF-8, mit einer Spalte je Segment. KlickTipp setzt für den Import eine DKIM-signierte Absenderdomain voraus, ordnet die Mailadresse dem Feld Digital ID zu und vergibt Tags über Spalten, in denen ein X steht. Einen Bestätigungsprozess brauchen Kontakte mit belegter Rechtsgrundlage nicht. Liste C gehört nicht in die Datei, und Widersprüche aus Telefon oder Brief tragen Sie vor dem Import selbst ein.
Die Liste als CSV-Datei in UTF-8 speichern. Ältere Excel-Fassungen unter Windows scheitern daran; KlickTipp empfiehlt dann einen Texteditor oder Google Sheets.
Für den Import verlangt KlickTipp eine DKIM-signierte Domain. Ohne sie startet der Import nicht, deshalb kommt dieser Punkt vor allen anderen.
Je Segment eine Spalte in der Datei, in jeder Zeile ein X, wenn das Segment zutrifft. Beim Zuordnen stellen Sie den Zielfeldtyp auf Tag. Das Tag muss vorher im Konto existieren.
Die Spalte mit der Mailadresse gehört auf das Feld Digital ID. Daran erkennt KlickTipp später auch Dubletten.
Kontakte der Listen A und B, deren Rechtsgrundlage belegt ist, laufen ohne Bestätigungsprozess ein. Liste C gehört gar nicht in die Datei.
Unter den doppelten Kontakten zusammenführen, was SmartContact vorschlägt, und das Sperr-Tag in jedem Newsletter und jeder Kampagne ausschließen.
KlickTipp schreibt keine Tag-Namen vor, wir benutzen vier Präfixe. Damit bleibt jedes Tag ohne Handbuch lesbar, nämlich rg_a_bestand und rg_b_einwilligung für die Rechtsgrundlage, ruhe_p1 bis ruhe_p4 für die Ruhephase, leistung_ mit dem Namen der Leistungsgruppe, und sperre_widerspruch für jeden, der nein gesagt hat. Die Blacklist von KlickTipp gibt es nur in der Enterprise-Version; in allen anderen Paketen ist dieses Sperr-Tag die Werbesperrdatei, und es wird in jedem Versand ausgeschlossen.
| Ereignis | Sperre (Wochen / dauerhaft) | Was mit dem Kontakt passiert |
|---|---|---|
| Hardbounce, Adresse existiert nicht mehr | dauerhaft | globale Ausschlussliste, Kontakt bleibt in der Contact Cloud markiert |
| Softbounce, Postfach voll oder Server nicht erreichbar | 2 Wochen | danach wird wieder zugestellt |
| automatische Spam-Beschwerde durch den Filter des Anbieters | 2 Wochen | Kontakt bleibt aktiv |
| manuelle Spam-Beschwerde des Empfängers | dauerhaft | Kontakt wird aus den aktiven Kontakten entfernt |
Quelle: KlickTipp-Hilfe, Globales Bounce-Management, Stand 05.01.2026. Die Zahl der Spam-Beschwerden soll 0,1 % der versendeten Mails nicht übersteigen, also höchstens zehn je 10.000 Mails.
In der Modellrechnung bleiben von 1.200 Zeilen eines Exports 683 Kontakte für die Mail und 293 für den Brief; 224 fallen heraus oder werden zusammengeführt. Die Anteile sind offengelegte Annahmen, keine Messung. Wichtiger als die Zahl ist die Rückrechnung: Bei 683 Mails ist eine einzige Spam-Beschwerde schon 0,15 % und liegt damit über der Grenze von 0,1 %, die KlickTipp nennt.
| Schritt | Anteil (%) | Kontakte (Anzahl) | Rechenweg |
|---|---|---|---|
| Zeilen im Export | 1.200 | Ausgangswert der Modellrechnung | |
| Dubletten zusammenführen | 5 | 60 | 1.200 × 5 %, es bleiben 1.140 |
| Widersprüche in die Sperrdatei | 1 | 11 | 1.140 × 1 %, gerundet, es bleiben 1.129 |
| Notdienst- und Ausnahmekontakte | 4 | 45 | 1.129 × 4 %, gerundet, es bleiben 1.084 |
| Anfragen ohne Auftrag und ohne Einwilligung | 10 | 108 | 1.084 × 10 %, gerundet, es bleiben 976 |
| davon mit nutzbarer Mailadresse | 70 | 683 | 976 × 70 %, Mitte der 55 bis 85 % aus unseren Audits |
| davon nur per Brief erreichbar | 30 | 293 | 976 minus 683 |
| Beschwerden, die bei 683 Mails unter 0,1 % bleiben | 0,1 | 0 | 683 × 0,1 % = 0,68, also keine einzige |
Modellrechnung mit offengelegten Annahmen, keine Messung in einem konkreten Betrieb. Gesetzt sind 5 % Dubletten, 1 % Widersprüche, 4 % Notdienstkontakte und 10 % Anfragen ohne Auftrag. Der Anteil nutzbarer Mailadressen ist die Mitte der Spanne von 55 bis 85 %, die wir in Audits sehen und auf dem Ratgeber zum Rückgewinnungs-Anschreiben offenlegen. Die Beschwerdegrenze von 0,1 % der versendeten Mails stammt aus dem KlickTipp-Hilfe-Center. Setzen Sie Ihre eigenen Anteile ein.
Warum die kleine Liste strenger geprüft werden muss als die große. Die Grenze von 0,1 % ist für Versender gebaut, die Zehntausende Mails verschicken. Bei 683 Mails erlaubt sie rechnerisch 0,68 Beschwerden, also keine. Ein einziger Notdienstkunde, der die Reaktivierungsmail als Spam meldet, bringt die Liste auf 0,15 %. Deshalb kommen die 45 Notdienstkontakte und die 108 Anfragen ohne Einwilligung vor dem Import heraus und nicht erst nach der ersten Beschwerde.
Die 293 Kontakte ohne Mailadresse sind kein Verlust, sondern eine eigene Gruppe für den Brief. Was ein Brief je 100 Kontakte kostet und wie er gegen Mail und Telefon abschneidet, steht auf Kunden zurückgewinnen.
Die Reihenfolge ist Absicht: erst aussortieren, dann sortieren, dann importieren. Wer andersherum arbeitet, importiert Widersprüche und Notdienstkontakte mit und merkt es an der ersten Beschwerde. Nach dem Import folgt die Reihenfolge der Ansprache, und die steht auf der Seite zur Rückgewinnung.
Was ein Kunde über seine Laufzeit trägt und damit, wie viel Arbeit eine saubere Liste wert ist, rechnet der Kundenwert-Rechner. Wenn Sie die Durchsicht nicht selbst machen wollen: Die Kunden-Reaktivierung mit KlickTipp beginnt genau hier, und das E-Mail-Marketing hält die Liste danach sauber.
Stand: 11. September 2026. Die Seite beschreibt deutsches Recht; für Betriebe in der Schweiz gelten das Datenschutzgesetz und das Obligationenrecht. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Die Anteile der Modellrechnung sind offengelegte Annahmen.
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