Auslastung ist verkaufte Stunden geteilt durch verfügbare Stunden. Im deutschen Handwerk lag die Kapazitätsauslastung im zweiten Quartal 2026 bei 76 Prozent, die Auftragsreichweite bei 8,7 Wochen (ZDH, August 2026). Ein Modellbetrieb mit sechs Gesellen und 70,5 Prozent braucht 19 zusätzliche Anfragen im Monat, um auf 80 Prozent zu kommen. Der Rechenweg steht hier.
Über drei Stellschrauben, die alle vor der Einstellung liegen: den Anteil fakturierbarer Stunden an der Anwesenheit, die Länge des Angebotsdurchlaufs und die Zahl passender Anfragen. Neue Leute erhöhen den Nenner der Rechnung, nicht den Zähler. Wer unterhalb seines Zielwerts einstellt, senkt die Auslastung erst einmal weiter, statt sie zu heben.
Diese Seite rechnet, sie verkauft nicht. Was wir als Leistung daraus bauen, steht auf Marketing für Handwerksbetriebe; was eine gekaufte Anfrage kostet, auf B2B-Leadgenerierung: Kosten; wie der eigene Bestand ohne Klickkosten trägt, auf Kunden zurückgewinnen. Hier geht es nur um sechs Zahlen, die in jedem Betrieb bereits liegen.
| Kennzahl | Einheit (Std / % / Wochen / Tage / €) | Woher der Wert kommt | Wofür er taugt |
|---|---|---|---|
| Verkaufte Stunden | Stunden je Monat | Summe der fakturierten Arbeitsstunden aus Rechnungen und aus den Stundenanteilen von Pauschalpreisen | Zähler des Auslastungsgrads |
| Verfügbare Stunden | Stunden je Monat | Anwesenheitstage mal Sollstunden je Kopf, aus der Zeiterfassung | Nenner des Auslastungsgrads |
| Auslastungsgrad | Prozent | verkaufte Stunden geteilt durch verfügbare Stunden, beides im selben Monat | zeigt, ob überhaupt eine Lücke besteht oder ob nur der Preis nicht stimmt |
| Auftragsreichweite | Wochen | beauftragter, noch nicht geleisteter Stundenbestand geteilt durch die verfügbaren Stunden je Woche | zeigt die Lücke, bevor sie im Umsatz ankommt; der ZDH misst sie fürs Gesamthandwerk mit |
| Angebotsdurchlauf | Tage | Datum der Anfrage bis Datum des versendeten Angebots, je Anfrage einzeln | erklärt verlorene Aufträge, die nicht am Markt liegen, sondern am Büro |
| Deckungsbeitrag je verkaufter Stunde | Euro je Stunde | Deckungsbeitrag des Auftrags geteilt durch die dafür verkauften Stunden | Reihenfolge, sobald die Kapazität knapp wird |
Alle sechs Werte stehen in der Rechnungssoftware, der Zeiterfassung und im Postfach. Es braucht dafür kein zusätzliches Werkzeug und keine Beratung, nur eine Tabelle mit einer Zeile je Monat.
Verkaufte Stunden geteilt durch verfügbare Stunden, beides im selben Monat. Verkauft ist, was auf einer Rechnung steht oder als Stundenanteil in einem Pauschalpreis steckt. Verfügbar sind die Anwesenheitstage mal den Sollstunden, also ohne Urlaub, Feiertage und Krankheit. Fahrt, Lager, Angebotsschreiben und Gewährleistung zählen zur Anwesenheit, aber nicht zum Verkauf.
Auslastungsgrad = verkaufte Stunden geteilt durch verfügbare Stunden. Auslastung ist der Anteil der verkauften Stunden an den verfügbaren Stunden eines Zeitraums. Der Zähler kommt aus der Rechnungssoftware, der Nenner aus der Zeiterfassung.
Zwei Fehler machen die Zahl wertlos. Der erste: Fahrt, Lager, Angebotsschreiben, Gewährleistung und Nacharbeit landen im Zähler. Sie gehören in die Anwesenheit, aber nicht in den Verkauf. Der zweite: der Nenner wird aus der vertraglichen Wochenarbeitszeit gebildet, ohne Urlaub, Feiertage und Krankheit abzuziehen. Dann sieht der Betrieb schlechter aus, als er ist.
Rechnen Sie den Nenner einmal sauber aus und schreiben Sie ihn fest. Er ändert sich nur, wenn jemand kommt oder geht.
| Position | Wert (Tage / Stunden / %) | Herkunft des Werts |
|---|---|---|
| Arbeitstage bei Fünf-Tage-Woche | 260 Tage | 52 Wochen mal 5 Tage |
| Urlaub | 20 Tage | gesetzlicher Mindesturlaub sind 24 Werktage (§ 3 BUrlG); bei Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen |
| Feiertage | 10 Tage | Annahme; die gesetzlichen Feiertage sind Ländersache und fallen je nach Jahr auf Wochenenden |
| Krankheit | 10 Tage | Annahme; eigene Zahl aus der Lohnbuchhaltung einsetzen |
| Anwesenheitstage | 220 Tage | 260 minus 20 minus 10 minus 10 |
| Sollstunden je Tag | 8 Stunden | werktägliche Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG; wer regelmäßig länger fährt, rechnet mit seinem Tarif- oder Vertragswert |
| Verfügbare Stunden je Kopf und Jahr | 1.760 Stunden | 220 mal 8 |
| Verfügbare Stunden je Kopf und Monat | 146,7 Stunden | 1.760 geteilt durch 12 |
| Verfügbare Stunden im Modellbetrieb | 880 Stunden | 146,7 mal 6 gewerbliche Mitarbeiter (Annahme) |
| Verkaufte Stunden im Modellbetrieb | 620 Stunden | Annahme; Mittel der letzten drei Monate |
| Auslastungsgrad des Modellbetriebs | 70,5 Prozent | 620 geteilt durch 880 |
Modellrechnung mit offengelegten Annahmen: sechs gewerbliche Mitarbeiter, Fünf-Tage-Woche, 10 Feiertage und 10 Krankheitstage je Kopf und Jahr, 620 verkaufte Stunden im Monatsmittel der letzten drei Monate. Feiertage und Krankheitstage sind gesetzt, nicht gemessen; setzen Sie Ihre eigenen Werte ein. Die 24 Werktage Mindesturlaub aus § 3 BUrlG sind das gesetzliche Minimum, tarifliche und vertragliche Urlaubsansprüche liegen darüber.
So viele, wie der Trichter davor verlangt. Im Modellbetrieb fehlen bei 80 Prozent Zielauslastung 84 Stunden im Monat. Bei angenommenen 24 Arbeitsstunden je Auftrag sind das 3,5 Aufträge, und bei 60 Prozent Angebotsquote und 30 Prozent Abschlussquote braucht es dafür 19 zusätzliche Anfragen. Alle vier Werte sind Annahmen und stehen offen.
| Zielauslastung (%) | Zielstunden (Std je Monat) | Lücke (Std je Monat) | zusätzliche Aufträge (Anzahl je Monat) | zusätzliche Anfragen (Anzahl je Monat) | Klickbudget dafür (€ je Monat) |
|---|---|---|---|---|---|
| 76 (Schnitt des Handwerks laut ZDH) | 669 | 49 | 2,0 | 11 | 2.849 |
| 80 | 704 | 84 | 3,5 | 19 | 4.921 |
| 85 | 748 | 128 | 5,3 | 30 | 7.770 |
Modellrechnung mit offengelegten Annahmen: 880 verfügbare und 620 verkaufte Stunden im Monat, 24 Arbeitsstunden je Auftrag, 60 Prozent der Anfragen werden zu einem Angebot, 30 Prozent der Angebote zu einem Auftrag. Aus beiden Quoten zusammen wird jede fünfte bis sechste Anfrage ein Auftrag. Das Klickbudget rechnet mit 7,77 Euro Klickpreis für Handwerksbegriffe (eigenes Keyword-Planer-Konto, Stand 22.08.2026) und drei Prozent Formularquote, also 259 Euro je Anfrage. Keine dieser Zahlen ist gemessen; sie sind gesetzt, damit die Rechnung nachvollziehbar bleibt.
Der unbequeme Teil dieser Rechnung. Die 84 Stunden, die bei 80 Prozent Zielauslastung fehlen, bringen bei einem angenommenen Stundenverrechnungssatz von 65 Euro rund 5.460 Euro Umsatz im Monat. Die 19 Anfragen, die sie füllen sollen, kosten in derselben Modellrechnung 4.921 Euro Klickbudget.
Umsatz ist nicht Deckungsbeitrag. Wer die Lücke ausschließlich über Anzeigen schließt, kauft in dieser Rechnung Umsatz zum Selbstkostenpreis. Deshalb steht in der Reihenfolge weiter unten der Angebotsbestand vor dem Anzeigenkonto, und deshalb ist die Formularquote der Hebel mit dem größten Ausschlag: Bei sechs statt drei Prozent halbiert sich der Preis je Anfrage, ohne dass ein Euro mehr fließt. Nachrechnen können Sie das im Cost-per-Lead-Rechner und im Werbebudget-Rechner.
Mit einem gleitenden Durchschnitt statt mit dem laufenden Monat. Rechnen Sie Auslastung und Auftragsreichweite über drei Monate, tragen Sie beide Werte monatlich in eine Zeile ein und planen Sie gegen die Reichweite, nicht gegen das Bauchgefühl. Der ZDH misst für das Gesamthandwerk 8,7 Wochen Auftragsreichweite; unterhalb der eigenen Untergrenze wird die Lücke sichtbar, bevor sie eintritt.
Wellen entstehen nicht nur am Markt. Ein Teil davon macht der Betrieb selbst: Anfragen kommen gleichmäßig herein, aber die Angebote gehen gebündelt heraus, immer dann, wenn abends Zeit ist. Zwei Wochen später kommen die Zusagen ebenso gebündelt zurück. Der Angebotsdurchlauf ist deshalb die erste Zahl, die Sie messen sollten, bevor Sie über Werbung nachdenken.
Planen Sie gegen die Auftragsreichweite, nicht gegen den Kontostand. Legen Sie eine Untergrenze in Wochen fest, zum Beispiel vier Wochen. Fällt die Reichweite darunter, startet die Reihenfolge aus dem nächsten Abschnitt. Steigt sie über eine Obergrenze, wird nicht mehr geworben, sondern sortiert.
Trennen Sie außerdem Saison von Flaute. Saison ist wiederkehrend und steht in den eigenen Zahlen der letzten drei Jahre; sie wird geplant, nicht überbrückt. Das ist keine Wortklauberei: Für die Kurzarbeit macht diese Unterscheidung den Unterschied zwischen Anspruch und Ablehnung, weil ein saisonbedingter Ausfall nach § 96 Abs. 4 Nr. 1 SGB III als vermeidbar gilt.
In einer festen Reihenfolge, und Kurzarbeit steht darin nicht vorn. Das Gesetz verlangt zuerst, dass der Ausfall unvermeidbar ist: Nach § 96 Abs. 4 SGB III gilt ein Arbeitsausfall als vermeidbar, wenn er überwiegend branchenüblich, betriebsüblich oder saisonbedingt ist oder wenn Resturlaub und zulässige Arbeitszeitschwankungen ihn abfangen können.
| Reihenfolge | Maßnahme | Wirkung auf die Auslastung | Grenze und Fundstelle |
|---|---|---|---|
| 1 | Offene Angebote nachfassen, Tag 2, 7 und 21 | verkauft Stunden, die schon kalkuliert und geschrieben sind | keine, außer der eigenen Zeit |
| 2 | Bestandskunden mit einem Anlass ansprechen | erzeugt Anfragen ohne Klickkosten, dafür mit Vorlauf von Tagen statt Wochen | Werbeeinwilligung und Bestandskundenausnahme vorher klären |
| 3 | Arbeitszeitkonten und Resturlaub abbauen | senkt die verfügbaren Stunden und hebt damit rechnerisch die Auslastung, ohne einen Auftrag zu gewinnen | § 96 Abs. 4 Nr. 2 und 3 SGB III nennt beides als vorrangig; vorrangige Urlaubswünsche der Beschäftigten gehen vor |
| 4 | Eigenleistungen vorziehen: Werkstatt, Lager, Fuhrpark, Schulung | füllt Anwesenheit, verkauft aber keine einzige Stunde | verbessert den Auslastungsgrad nicht; die Zahl bleibt, wo sie war |
| 5 | Anzeigen schalten | erzeugt Anfragen mit Klickkosten und mit Vorlauf bis zum ersten Auftrag | der Preis je Anfrage muss unter dem Deckungsbeitrag der gewonnenen Stunden bleiben |
| 6 | Kurzarbeit bei der Agentur für Arbeit anzeigen | hält die Mannschaft und senkt die Personalkosten für die Dauer des Ausfalls | § 95 SGB III verlangt die Anzeige des Arbeitsausfalls; nach § 96 Abs. 1 Nr. 4 SGB III muss mindestens ein Drittel der Beschäftigten einen Entgeltausfall von mehr als 10 Prozent haben |
Die Reihenfolge ist nach Vorlauf sortiert: Was am schnellsten Stunden verkauft, steht oben. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Ob ein Arbeitsausfall erheblich und unvermeidbar ist, entscheidet die Agentur für Arbeit, bei der er angezeigt wird, nicht der Betrieb und nicht diese Seite.
Die mit dem höchsten Deckungsbeitrag je verkaufter Stunde, nicht die mit dem höchsten Auftragswert. Bei knapper Kapazität ist die Stunde der Engpass, also wird jede Anfrage daran gemessen. Zum Beispiel bringt ein Auftrag über 12.000 Euro mit 120 Stunden weniger je Stunde als einer über 4.000 Euro mit 25 Stunden.
Sobald die Kapazität knapp wird, ändert sich die Frage. Vorher lautet sie: Nehmen wir den Auftrag? Nachher lautet sie: Welchen Auftrag verdrängt er? Die Antwort steht im Deckungsbeitrag je verkaufter Stunde, nicht im Auftragswert und nicht in der Marge in Prozent.
Drei Sonderfälle gehören dazu. Erstens der Wartungs- und Serviceauftrag: Er bringt je Stunde oft weniger, hält aber den Kontakt und liefert die Anlässe, aus denen später Projekte werden. Zweitens der Auftrag mit langer Anfahrt: Fahrtzeit ist Anwesenheit ohne Verkauf und senkt die Auslastung, auch wenn sie bezahlt wird. Drittens die Anfrage, die nicht ins Gewerkeprofil passt: Sie kostet Rüstzeit, Einarbeitung und Nacharbeit, die in keiner Kalkulation stehen.
Eine Absage ist dabei keine verlorene Anfrage. Wer bei knapper Kapazität absagt und einen Rückrufzeitpunkt nennt, hält den Kontakt für den Monat, in dem die Reichweite wieder fällt.
Acht Schritte, die ohne Werkzeug und ohne Budget auskommen. Sie erzeugen die Zahlen, mit denen die Entscheidung über Werbung überhaupt erst möglich wird. Wer sie überspringt und direkt Anzeigen schaltet, kauft Anfragen ein, deren Preis er nicht gegen den eigenen Deckungsbeitrag halten kann.
Stand: 7. September 2026. Die ZDH-Werte sind eine Quartalsmessung für das Gesamthandwerk und kein Zielwert für ein einzelnes Gewerk. Alle Betriebszahlen auf dieser Seite sind Annahmen einer Modellrechnung.
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